Privacyverklaring (versie september 2025)

Deze privacyverklaring legt uit hoe publieq advocaten BV en de aan ons kantoor verbonden advocaten en medewerkers persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679), de toepasselijke Belgische regelgeving en onze deontologische verplichtingen en het beroepsgeheim.

1. Identiteit en contact

Verwerkingsverantwoordelijke
publieq advocaten BV
Engelse Wandeling 2F5
8500 Kortrijk
E-mail: contact@publieq.be

Voor vragen of verzoeken i.v.m. privacy kan u ons contacteren via bovenstaande gegevens, met vermelding “Privacy”.

2. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden:

2.1 Juridische dienstverlening

  • welke gegevens: identificatie- en contactgegevens, rijksregisternummer of ondernemingsnummer, familiale gegevens, financiële gegevens, gerechtelijke gegevens, gegevens uit professionele loopbaan, en eventueel bijzondere categorieën van persoonsgegevens (gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische afkomst, politieke of religieuze overtuigingen, …) indien relevant voor het dossier

  • waarom: identificatie en conflictcheck, verlenen van advies, vertegenwoordiging in rechte, opmaak van stukken, bijstand in onderhandelingen of procedures

  • rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst met de cliënt (art. 6.1, b AVG); gerechtvaardigd belang van onze cliënten bij verdediging van hun belangen (art. 6.1, f AVG); verwerking van bijzondere categorieën in het kader van rechtsvordering (art. 9.2, f AVG en art. 10 AVG)

  • bewaartermijn: 10 jaar na afsluiting van het dossier (plus een verificatieperiode van 1 jaar), tenzij een langere termijn wettelijk vereist is

  • delen met derden: rechtbanken en overheden, advocaten van tegenpartijen, gerechtsdeurwaarders, notarissen, deskundigen, verzekeraars, IT-dienstverleners

2.2 Naleving wettelijke verplichtingen (bv. witwaspreventie, fiscale en boekhoudkundige regels)

  • welke gegevens: identificatie- en contactgegevens, rijksregisternummer, financiële gegevens, gerechtelijke gegevens

  • rechtsgrond: wettelijke verplichtingen (art. 6.1, c AVG; Wet van 18 september 2017 inzake witwaspreventie)

  • bewaartermijn: 10 jaar na afsluiting van het laatste dossier of boekjaar

  • delen met derden: bevoegde overheidsdiensten, stafhouder, accountant, revisor

2.3 Facturatie en administratie

  • welke gegevens: identificatie- en contactgegevens, ondernemingsnummer, bankgegevens, betalingsgegevens

  • rechtsgrond: wettelijke verplichting (boekhoud- en fiscale wetgeving, art. 6.1, c AVG) en gerechtvaardigd belang (art. 6.1, f AVG)

  • bewaartermijn: 10 jaar na afsluiting van het boekjaar

  • delen met derden: accountant, banken, verzekeraars, IT-dienstverleners, gerechtsdeskundigen of andere experten zoals landmeter-deskundigen, architecten, omgevingsdeskundigen etc. voor zover dit noodzakelijk is in functie van het dossier

2.4 Geschillenbeheer en bescherming van rechten

  • welke gegevens: alle persoonsgegevens die nodig zijn om onze rechten te vrijwaren in geschillen (identificatie, financiële en gerechtelijke gegevens)

  • rechtsgrond: gerechtvaardigd belang van ons kantoor (art. 6.1, f AVG)

  • bewaartermijn: 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening, tenzij langer wettelijk vereist

  • delen met derden: externe juridische adviseurs, rechtbanken, politiediensten, gerechtsdeurwaarders

 

3. Veiligheidsmaatregelen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of misbruik, waaronder:

  • Multi-factor-authenticatie en wachtwoordbeheer;

  • Cloudopslag in Microsoft 365 Business Premium (SharePoint), met back-up (Synology);

  • Clean desk policy en fysieke beveiliging van onze kantoorruimte;

  • Beveiligd e-mailverkeer, gescand op virussen;

  • Beperkte toegangsrechten: enkel medewerkers die de gegevens nodig hebben krijgen toegang.

Derden hebben geen rechtstreekse toegang tot onze kantoren en dienen zich steeds te identificeren. Papieren documenten worden veilig bewaard of vernietigd (versnippering).

4. Rechten van betrokkenen

U beschikt over volgende rechten:

  • inzage in uw persoonsgegevens;

  • rechtzetting of aanvulling van onjuiste gegevens;

  • verwijdering van gegevens;

  • beperking van de verwerking;

  • overdraagbaarheid van gegevens;

  • bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;

  • intrekking van toestemming (bv. voor nieuwsbrieven, foto’s, testimonials, cookies).

Verzoeken kunnen worden gericht aan contact@publieq.be, met toevoeging van een kopie van uw identiteitsbewijs. Wij beantwoorden verzoeken binnen de wettelijke termijnen.

Indien u niet tevreden bent over ons antwoord, kan u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

5. Cookies en websitegebruik

Onze website (Squarespace) gebruikt enkel functionele en analytische cookies. Cookies kan u weigeren via uw browserinstellingen.

Op onze website en social media publiceren wij soms afbeeldingen die met behulp van artificiële intelligentie (AI) werden gegenereerd. Deze mogen niet worden gekopieerd, verspreid of hergebruikt zonder onze toestemming. Indien u meent dat wij inbreuk maken op auteursrechten, kan u dit melden via contact@publieq.be.

6. Gegevensregister (verwerkingsregister)

In overeenstemming met artikel 30 AVG houden wij een intern verwerkingsregister bij. Dit register bevat een overzicht van alle verwerkingsactiviteiten binnen ons kantoor en vermeldt onder meer:

  • categorieën van betrokkenen (cliënten, leveranciers, tegenpartijen, medewerkers, prospects);

  • categorieën van verwerkte persoonsgegevens;

  • doeleinden en rechtsgronden;

  • bewaartermijnen per categorie;

  • categorieën van ontvangers;

  • eventuele doorgiften buiten de EER (momenteel niet van toepassing);

  • beveiligingsmaatregelen.

Ons CRM-systeem Teamleader is de centrale databank voor cliënten- en dossierbeheer, contactgegevens, conflict-check en facturatie. Alle verwerkingen die via Teamleader verlopen worden opgenomen in dit register.

Het register wordt periodiek geëvalueerd en geactualiseerd en vormt de basis voor onze transparantie en verantwoordingsplicht.

7. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De meest actuele versie is steeds beschikbaar via www.publieq.be/privacy.